Cloud oplossing.jpg
Artikel leestijd4 min. leestijd
Beter samenwerken met deze online oplossing

Efficiënter met SharePoint

We zoeken steeds vaker de samenwerking op met elkaar, ook over afdelingen heen. Helaas is het delen van data dan niet altijd eenvoudig, omdat afdelingen niet terecht kunnen op elkaars K-schijf. Team ICT komt met een oplossing: SharePoint Online.

'Daarmee besparen we zo’n 10.000 euro per jaar'

Baktash Olomi, Teamleider Informatievoorziening: ‘Op dit moment staan alle afdelingsgegevens opgeslagen op onze servers op de K-schijven. Dat bemoeilijkt het delen van informatie: over afdelingen heen, maar ook extern met bijvoorbeeld aannemers of ketenpartners. Bovendien heeft de afdeling ICT veel werk aan de beveiliging en het beheer. Met de overstap naar SharePoint Online behoren dit soort beperkingen tot het verleden. Want dit platform stelt ons in staat informatie op te slaan, te organiseren, te delen en te bekijken. Vanaf elk apparaat en elke locatie waar een internetverbinding aanwezig is. De gegevens worden opgeslagen in de Microsoft cloud, wat veel minder geld kost dan opslag op de servers bij Valid. Daarmee besparen we zo’n 10.000 euro per jaar.’

Centraal opslaan en delen
Applicaties als Teams, Skype of OneDrive draaien allemaal op SharePoint, legt Baktash uit. ‘Met de overstap gaan we dus eigenlijk meer naar de basis. Zoals veel andere bedrijven dit ook al gedaan hebben. Tegelijkertijd brengen we meer structuur aan, zodat het straks voor iedereen binnen Woonpunt duidelijk is welke gegevens waar te vinden zijn. Nu worden documenten vaak per mail gedeeld en dan op verschillende plekken opgeslagen. Straks staat zo’n document nog maar op één centrale plek, waardoor we minder data verbruiken. Iedereen kan dan werken in datzelfde document, terwijl SharePoint automatisch zorgt voor versiebeheer.’

Verkenner verdwijnt
‘De overstap naar Sharepoint Online heeft behoorlijk wat impact voor gebruikers’, waarschuwt projectleider Michel Boreas. ‘Collega’s zijn al jaren gewend om met de Windows Verkenner te werken om documenten te zoeken. Maar dat gaat in SharePoint niet meer, omdat je dan met online bestanden werkt. Gelukkig is de zoekfunctie een van de sterkste onderdelen van SharePoint, naast het makkelijk kunnen samenwerken. In fase twee van het project gaan we hiervoor speciale ‘views’ maken – vergelijkbaar met filters in Excel – rekening houdend met de behoeften van afdelingen.’

'De overstap zo makkelijk mogelijk maken'

Zorgvuldige aanpak
Bij de implementatie van SharePoint Online krijgen we ondersteuning van 4i Solutions, een externe partij die hiermee ervaring heeft opgedaan bij andere woningcorporaties. Ook de ervaring met SharePoint migraties en beheer van functioneel beheerder Esther Penris komt goed van pas bij dit project. De migratie gebeurt in fases, te beginnen met een pilot bij de afdelingen ICT en vervolgens Klant & Leefbaarheid. Michel: ‘Binnen die pilotomgeving richten we eerst een basisstructuur in, waar we gaandeweg nog de kinderziektes uit kunnen halen. Daarbij gaan we heel zorgvuldig te werk, want we willen de overstap zo makkelijk mogelijk maken. Daarom beginnen we met het overzetten van de afdelingsdata van de K-schijven. Vooruitlopend zijn verschillende afdelingen al bezig met het opschonen van hun K-schijven. Voorlopig nemen we de huidige mappenstructuur dus gewoon over. Pas als collega’s gewend zijn aan SharePoint, ontwikkelen we verder door. Dan voegen we functionaliteiten toe als dataclassificatie of versiebeheer, afgestemd op de behoeften van gebruikers.’

Belangrijke rol voor kerngebruikers
Bij het hele project staan de gebruikers centraal. Vandaar dat er een belangrijke rol is weggelegd voor kerngebruikers. ‘We gaan met de managers in gesprek om te bepalen wie binnen hun afdeling deze rol het best op zich kan nemen’, aldus Baktash. ‘Bij voorkeur een collega met kennis van afdelingsdata en -processen en die het ook leuk vindt om te doen. Want het gaat behoorlijk wat tijd kosten.’ De eerste kerngebruiker is al sinds de kick-off van het project aan boord: Sidi Bibouda, namens de pilotafdeling Klant & Leefbaarheid. ‘Ik ben er dolenthousiast over’, reageert de buurtcoördinator. ‘Wat mij betreft kan de overstap naar SharePoint niet snel genoeg plaatsvinden. Het mooie ervan is dat het programma zich aanpast aan onze manier van werken, in plaats van andersom. Het zorgt voor verbinding tussen groepen gebruikers.’

'Het is gewoon geweldig!'

Nadenken over inrichting
Het SharePoint platform biedt de mogelijkheid sites te bouwen. Bijvoorbeeld per afdeling, team of project. Alle documentatie staat dan op één plek en je werkt altijd met de nieuwste versie van het document. ‘Het is heel belangrijk dat elke afdeling gaat nadenken over de gewenste structuur, dus de manier waarop ze hun site met de onderliggende pagina’s willen inrichten’, aldus Sidi. ‘Elke pagina heeft zijn eigen bibliotheek met documenten. We kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een inrichting per vakgebied, maar ook voor een inrichting volgens onze gebiedsverdeling. Ook elk sloop- of renovatieproject kan een eigen pagina krijgen. Om dat zo goed mogelijk te doen, is het belangrijk er veel collega’s bij te betrekken. Sowieso wil ik alle collega’s uitnodigen om dit avontuur mee aan te gaan, want we gaan zoveel plezier beleven aan SharePoint. Het is gewoon geweldig!’


Planning bijstellen
In het projectplan staat dat gebruikers een Sharepoint training krijgen, telkens als een afdeling overgaat. In april is ICT als eerste aan de beurt. Op de voet gevolgd door Klant & Leefbaarheid, hoewel Baktash en Michel nog geen uitspraken durven doen over de planning. ‘Eigenlijk was het de bedoeling het project in 2020 af te ronden, maar vanwege de coronacrisis stellen we dat waarschijnlijk uit’, laten ze tot slot weten. ‘Want we vinden kwaliteit belangrijker dan tijd.’

Go Sidi! Go Michel! Go Baktash!

Andere artikelen
Hart_onder_de_riem_OR-07fda10b.png
Artikel
Artikel leestijd6 min. leestijd
Artikel gelezengelezen

Werken tijdens de corona crisis

Artikel
Artikel leestijd7 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
Fiets_leasen-519d1b69.png
Artikel
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
WP-Gladys-005-3a5a39c0.jpg
Ambitie
Artikel leestijd3 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
wp-mm-adm-studenten-112-bijgesneden-7ad3a4a4.jpg
Artikel
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen

'Gewoon geweldig!'

Interview
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
woman-3188744_1920-1b414748.jpg
Interview
Artikel leestijd3 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
Made by Zuiderlicht