Woonpunt-sturenopdata2.jpg
Artikel leestijd4 min. leestijd
Werken met sturingsinformatie

Vinger aan de pols

Je buikgevoel vertrouwen is goed, maar je buikgevoel onderbouwen is beter. Dat zegt Baktash Olomi. Samen met zijn collega’s van ICT en Control werkt hij aan de verbetering van sturingsinformatie. In de eerste editie van GO Woonpunt! vertelde Baktash daar voor het eerst over. Inmiddels zijn er flinke stappen gezet. Wat gaat er nog gebeuren?

'Gegevens maken het verschil tussen denken en weten.'

Verbeteren van de sturingsinformatie? Eigenlijk heeft Woonpunt nooit eerder echte sturingsinformatie gehad. ‘De maandrapportages hadden een vertraging van dertig dagen’, zegt Baktash. ‘Je liep daardoor altijd achter de feiten aan.’ Echte sturingsinformatie stelt de gebruiker in staat om beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens. En die hebben we nu wel. De managers hebben dashboards waarop ze elk moment van de dag actuele informatie krijgen over hoe hun afdeling presteert. Budgetten, ziekteverzuim, verwerking van reparatieverzoeken en klachten, ontwikkeling van de bedrijfslasten, huurachterstanden, huurderving, enzovoort. Alles wordt elke dag bijgewerkt.

Sturen op incidenten

Maar wat heb je er nou echt aan? Baktash: ‘Gegevens zijn ontzettend belangrijk. Ze maken het verschil tussen denken en weten. Als je zaken kunt onderbouwen, hoef je niet meer te sturen op incidenten. Vroeger kwam het nogal eens voor dat er op basis van een klacht van alles werd geroepen. “We moeten dit doen! We moeten dat doen!” Je moet de klacht wel serieus nemen, maar als het een incident betreft, hoef je niet de hele organisatie gek te maken. Laat staan dat je je processen aanpast.’

‘Met de dashboards houd je een vinger aan de pols’, beaamt Miriam Heuts, manager Klant & Verhuur. ‘Je komt niet voor verrassingen te staan. Het kan niet zo zijn dat ik eind van het jaar erachter kom dat ik in de knel zit met Passend Toewijzen of de EU-regel. Knelpunten kunnen we snel waarnemen en bespreekbaar maken met elkaar. En wat goed gaat, kunnen we vasthouden.’

Kinderschoenen

De managers en hun afdelingen hebben elk groot voordeel van de dashboards, maar vlak vooral hun opgetelde waarde niet uit, zegt manager Financiën & Bedrijfsvoering Jean-Pierre Schobben. ‘Alle dashboards samen geven ons een heel goed beeld van waar we staan. Alles hangt immers samen. De onderhoudsstaat van woningen, het geld dat we daarvoor hebben, de leefbaarheid in de buurt, en de verhuurbaarheid hebben allemaal met elkaar te maken. Daarom is het juist zo belangrijk dat we als MT voortdurend het totaalplaatje in de gaten houden.’

Maar betekent dit ook dat we er al zijn? Nee. Volgens Bakstash beginnen we nu pas. Het werken met gegevens, ons daardoor laten sturen en vertrouwen dat die gegevens ook allemaal kloppen, staat bij Woonpunt nog in de kinderschoenen. ‘We zijn nog aan het leren. We zijn de eerste stapjes aan het zetten. We hebben nu bijvoorbeeld te veel gegevens in die dasboards gestopt. Het zijn zo’n tweehonderd verschillende gegevens verdeeld over een paar leidinggevenden. Dat moeten er uiteindelijk veel minder worden. Je kunt immers niet overal tegelijk op sturen.’

De business controller is de automonteur die een APK uitvoert

Snelheidsmeter

Een groot verbeterpunt is de kwaliteit van de data. Vroeger keek de organisatie daarvoor naar team Control. Onterecht, vindt Baktash. ‘De enige die iets zinnigs kan zeggen over de betrouwbaarheid van gegevens is de leidinggevende. Die kent het werk en kan inschatten of de gegevens kloppen. Vergelijk het met de bestuurder in een auto. Die heeft wel een gevoel of zijn snelheidsmeter werkt of niet. Als je honderd mag en je haalt toch iedereen in, dan laat je ‘m toch even nakijken.’ Om de vergelijking vast te houden, de business controller is dan de automonteur die een APK uitvoert. ‘De business controller helpt de leidinggevende vooraf met de vraag hoe de gegevens het beste gecontroleerd kunnen worden. Vervolgens houden we steekproeven om samen te kijken hoe betrouwbaar de gegevens zijn. Als laatste hebben we themacontroles die door de accountant of door de auditor worden uitgevoerd. Op die manier hoeft de leidinggevende ook niet elk cijfertje te dubbelchecken. Dat zou niet efficiënt zijn.’

Op dit moment leggen Baktash en zijn collega’s de laatste hand aan de dashboards voor de raad van bestuur. Daarin komt alle sturingsinformatie over de klant en het vastgoed. ‘Als bestuur willen Marie-Thérèse en ik straks op afstand meekijken naar hoe de grote lijnen zich ontwikkelen’, concludeert Guido Kerckhoffs. ‘Met de informatie die deze dashboards bieden, kunnen wij straks de juiste vragen stellen in het MT.’

Go Baktash! Go MT!

Andere artikelen
ruud-b55c1216.jpg
Interview
Artikel leestijd5 min. leestijd
Artikel gelezengelezen

Niet stoken, toch besparen

Project
Artikel leestijd3 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
WP-Thery-Dirven-209-dfb4f815.jpg
Ambitie
Artikel leestijd3 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
Woonpunt-sturenopdata2-59ca207a.jpg
Artikel
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
WP-Stagiars-Leidenlaan108-6ca61708.jpg
Artikel
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen

Waardevolle tips van huurders

Project
Artikel leestijd4 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
WP-Rene-Hinskens-Margraten-104-2fef57fd.jpg
Ambitie
Artikel leestijd2 min. leestijd
Artikel gelezengelezen
Made by Zuiderlicht