imare 3-4002-d.jpg
Artikel leestijd7 min. leestijd
Hoe beleeft een nieuwe huurder onze dienstverlening?

Leren van onze klanten

Stel je huurt een woning bij Woonpunt. Hoe gaat dat dan? Idee: laten we het de huurder zelf eens vragen! Dat gebeurde onlangs in het project Klantreis.

In het project Klantreis brengen we van de belangrijkste werkprocessen in kaart hoe ze verlopen en hoe ze zouden kunnen verlopen. Het doel is om vervolgens via het aangrenzende project LEAN winstpakkers te realiseren. Een tweede doel is om de klantbelevening te verbeteren. KWH-cijfers zeggen immers ook niet alles. Drie nieuwe huurders werden uitgenodigd om aan de deelnemers van de klantreis-sessies – waaronder de teamleider SO, het hoofd Verhuur, twee verhuurconsulenten en twee mutatieopzichters – te vertellen hoe ze het betrekken van hun nieuwe woning hadden beleefd. Hieronder een verkorte weergave.

'Mijn man begreep niet waarvoor hij tekende'

Casus 1: Mevrouw Staarmans verhuisde van een koopwoning in Banholt naar een aanleunwoning in Cadier & Keer. De toewijzing verliep via zorginstelling Envida.

‘Mijn man en ik werden heel snel geholpen. Te snel misschien. We stonden al jaren op de wachtlijst bij Envida en ineens kregen we een telefoontje. In eerste instantie werden we uitgenodigd voor een groepsbezichtiging. Daar was ook een woonconsulent bij aanwezig. Omdat we de ligging niet mooi vonden, hebben we voor die woning bedankt. Vlak daarna kregen we weer een telefoontje. Of we de sleutel wilden komen halen zodat we konden gaan kijken naar zo’n zelfde aanleunwoning, aan de andere kant van het complex. Mijn man ging de sleutel halen en kreeg meteen een formulier mee voor overnames. Dat vond ik een beetje schimmig gaan allemaal. Want mijn man is al tachtig en hij wilde dolgraag die woning, dus toen hem werd gevraagd of hij zaken wilde overnemen, zei hij: we nemen alles wel over. Hij begreep eigenlijk niet goed waarvoor hij tekende. Hij was bang dat hij anders de woning niet zou krijgen. Nu zitten we met zeil en parket in de woning dat we zelf moeten opruimen. Moeten we de kinderen vragen om te komen helpen alles naar de container te brengen. Woonpunt had iemand mee moeten sturen die uitlegde wat precies de bedoeling is, die tegen mijn man had gezegd: denk goed na wat je wel en niet wil overnemen, u hoeft nu niet te tekenen en u hoeft ook niks over te nemen als u dat niet wil. Pas toen we gingen tekenen, was er iemand van Woonpunt bij. Houd een beetje rekening met de leeftijd van mensen. Voor de rest was alles prima verzorgd, hoor. We zijn heel tevreden.’

'Zo werkt dat hier niet, mevrouw'

Casus 2: Iris studeerde onlangs af en verhuisde van een studentenstudio van Woonpunt naar een appartement in de hogere huur, samen met haar vriend.

‘Ik was eerst naar een ander appartement gaan kijken, maar dat stonk naar rook en was helemaal uitgeleefd. Deze tweede woning was wel mooi. Wat we raar vonden, is dat we blijkbaar een douchecabine van de vorige huurder hadden overgenomen. Wisten wij niks van. Hebben we ook nooit voor getekend. Toen ik jaren geleden in mijn studentenstudio trok, lagen daar ook allerlei spullen van de vorige huurder. Nadat we de woning accepteerden, hadden we nog een boel vragen, maar het was erg moeilijk om iemand aan de lijn te krijgen. Ik denk dat ik wel twintig keer heb gebeld zonder dat ik werd doorverbonden of teruggebeld. We moesten bijvoorbeeld een werkgeversverklaring over 2016 inleveren, maar we zijn net afgestudeerd en kunnen dat dus niet aanleveren. Wat moesten we doen? Kregen we geen antwoord op. Dat was echt heel vermoeiend. Als je niet aandringt, krijg je gewoon niemand aan de lijn. Ik begrijp heus wel dat Klantenservice niet iedereen kan doorverbinden, maar ik heb vier keer moeten bellen om antwoord te krijgen op mijn vraag of en wanneer het naambordje wordt vervangen. Het vervelendste vond ik nog wel dat ik duidelijk de frustratie aan de andere kant hoorde. Zo van: zo werkt dat hier niet, mevrouw.’

'Ze konden me gewoon niet helpen. Klaar!'

Casus 3: Milli werkt bij de Klantenservice van een collega-corporatie, dus ze heeft een goed inzicht in de vragen die op ons afkomen. Als kersverse huurder van Woonpunt zit ze nu aan de andere kant.

‘Ik stond nog niet zo lang ingeschreven bij Thuis in Limburg en reageerde op een aantal woningen. Het eerste waar ik tegenaan liep, was dat ik allerlei documenten moest uploaden in Thuis in Limburg en daarna ook moest mailen naar Woonpunt. Was dat wel nodig? De Klantenservice kon het me niet uitleggen. Ik kreeg het idee dat ze sowieso niet wisten wat er op de site van Thuis in Limburg allemaal gebeurt. Toen ik de documenten alsnog mailde, kreeg ik geen ontvangstbevestiging. Omdat het nogal wat documenten waren, was ik bang dat ze niet goed waren aangekomen. Moest ik weer bellen.’

‘De bezichtiging verliep heel prettig. Maar de tijd tussen de bezichtiging en de bevestiging dat ik de woning had gekregen, was lang. Dus ging ik aan mezelf twijfelen: heb ik die woning nou gekregen of niet? Misschien heb ik het verkeerd begrepen. Maar als ik dan belde, dan wist Klantenservice niet wie ik was – ik stond blijkbaar nog niet in hun systeem als klant – en konden ze me gewoon niet helpen. Klaar. Toen ik eenmaal via de mail contact had met de woonconsulent, ging het goed. Toen kreeg ik netjes antwoord op mijn vragen en werd ik ook gerustgesteld.’

‘De periode tussen de technische opname en de afspraak voor het onderhoud duurde lang. Ik maar wachten en wachten. Kijk ik aan het eind van de week naar mijn stapel post, ligt daar een brief tussen waarin me wordt gevraagd een afspraak te maken. Tot nu toe ging alles via e-mail, krijg ik nou ineens een brief. Heel raar. Het plannen van die afspraak ging moeizaam. Ik moest twee uur thuis blijven. Omdat ik er verlof voor moest opnemen en de werkzaamheden niet zo ingewikkeld leken, vroeg ik of dat echt wel nodig was. Ja, dus. Komt de monteur, is hij binnen tien minuten klaar! Maar hij had niet alles gedaan. Bleek dat sommige werkzaamheden niet op zijn werkbon stonden. Ik zei: wat een geluk dat je nog meer dan anderhalf uur over hebt dan. Nee, dat werkte zo niet. Ik moest echt een nieuwe afspraak maken.’

‘Wat ik erg goed vond, was dat ik informatie kreeg over waar asbest zat in de woning. Het ging om een tussenschot op het balkon. Zo lang ik daar niet in boor of zaag, is dat veilig. Over klussen heb ik dan weer helemaal geen informatie gehad. Geen idee of ik laminaat mocht leggen. Nu heb ik zelf bij de winkel gevraagd naar een goede, geluiddempende ondervloer zodat ik geen overlast veroorzaak, maar niet iedereen doet dat natuurlijk. Wat? Jullie sturen een link in een e-mail naar allerlei informatie? En mensen lezen dat dan ook?’

‘De woning zelf bleek naderhand toch wel vies. Daar kwam ik pas achter toen we gingen poetsen. Op de deuren zaten krassen, de badkamer was smerig, het toilet zat helemaal vol met stickers en in de berging – die ik overigens nauwelijks kon vinden – stond allemaal schuttingtaal op de muren. Dat had toch wel even weggehaald kunnen worden. Voor die stickers had ik nog willen bellen, maar na de moeite die het de vorige keer kostte om een afspraak in te plannen, dacht ik: ik doe het zelf wel.’

Hoe hebben de deelnemers de sessie ervaren?

We vroegen het aan twee leidinggevenden die erbij waren. Miriam Heuts: ‘Heel leerzaam. Ik heb voor mezelf behoorlijk wat leerpunten uit deze gesprekken gehaald. Dit is toch echt wezenlijk anders dan cijfers uit KWH. Die zeggen iets over de algehele tevredenheid van huurders, maar dit zegt iets over hoe ze onze dienstverlening beleven. Dit zijn de verhalen achter de cijfers. Normaal word ik als leidinggevende alleen betrokken bij ernstige klachten van huurders. Nu hoor ik ook hoe een willekeurige huurder zich voelt als ze door ons geholpen wordt.’ George Verstraaten vult aan: ‘Voor mij was de rode draad in deze verhalen de onduidelijkheid die de klant beleeft in het proces. Ze hebben geen idee waar ze in het klantproces zijn, wat de bedoeling precies is en wat er nog gaat gebeuren. Waarom duurt het zo lang, vraagt de klant. Daar zullen wij misschien wel goede redenen voor hebben, maar daar heeft de klant – terecht – helemaal geen boodschap aan.’

Zowel Miriam als George vindt het verstandig om zulke sessies te laten terugkeren, ook na het project Klantreis. Zeker elk kwartaal, vindt Miriam. ‘Echt belangrijk dat dit regelmatig terugkeert’, zegt George. ‘Er is zoveel dat beter kan. Het inzicht van iemand die niet weet hoe het aan de achterkant werkt, kan heel verhelderend zijn.’

En hoe nu verder?

Pim Boh, de interim-teamleider Klantenservice, leidt de sessies voor de Klantreizen. 'De belangrijkste stap hierna is het vereenvoudigen van de deelprocessen. Dat zal niet zonder slag of stoot gaan. Maar ik zeg dan ook altijd: de weg van de minste weerstand loopt dood. Je zult obstakels moeten overwinnen om het beter te kunnen doen. Hoe we daar precies gaan komen, daarvoor hebben we nou juist ook dat LEAN-traject nodig.'

De namen van de huurders zijn gefingeerd. Voor de rest is er niets aan hun verhalen veranderd. Binnenkort volgt nog een sessie met drie vertrokken huurders.

Made by Zuiderlicht