4 min. leestijd
De dagelijkse corona updates van het RIVM zijn hoopvol: minder besmettingen en ziekenhuisopnames. Toch is het advies om zoveel mogelijk thuis te werken nog steeds van kracht. Vooruitlopend op de openstelling van ons kantoorgebouw houdt een werkgroep zich bezig met het ‘coronaproof’ inrichten ervan. Wat houdt dit zoal in?
'Het beleid is nog steeds dat iedereen zoveel mogelijk thuiswerkt'
Beleidsadviseur P&O Anita Kempen maakt onderdeel uit van de werkgroep. Ze constateert: ‘In de praktijk gebeurt er iets vreemds. Het beleid is nog steeds dat iedereen zoveel mogelijk thuiswerkt. Vandaar ook dat per 1 mei de reiskostenvergoeding is stopgezet. Toch merken we dat het aantal mensen dat naar kantoor komt toeneemt. Hoe begrijpelijk ook, toch is de regel nog steeds ‘thuiswerken tenzij’. Vind je dat moeilijk, belemmert de thuissituatie het werken of heb je fysieke klachten? Maak ze dan bespreekbaar met je leidinggevende of P&O. Er zijn mogelijkheden om dit samen op te lossen.’
Uitzonderingen bevestigen de regel
Ze voegt toe: ‘Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen denkbaar. Voor sommige functies of taken is het nu eenmaal nodig dat je naar kantoor komt. Neem nu bijvoorbeeld Ton. Als interim-bestuurder is hij regelmatig op kantoor te vinden, anders krijgt hij zijn taak niet af in de beperkte tijd die hij heeft. Maar die uitzonderingen bevestigen de regel. Het is de taak van leidinggevenden om erop toe te zien dat in hun team de juiste balans gevonden wordt. En niet onbelangrijk: ze moeten zelf het goede voorbeeld geven.’
Veranderingen in het gebouw
Ook coördinator Facilitaire Zaken Gladys Kakisina zit in de werkgroep. Zij is druk bezig met het aanbrengen van veranderingen in ons kantoorgebouw, zodat we er straks veilig kunnen werken als dit weer mag. Waaraan moeten we dan zoal denken? Gladys: ‘De standaard maatregelen als 1,5 meter afstand houden, handen wassen, het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen etc. blijven van kracht. Verder zijn er straks nog maar maximaal 69 werkplekken beschikbaar. Dat is nodig om voldoende afstand te bewaren. Ook de vergader- en stilteruimtes mogen nog maar gebruikt worden met de helft van het aantal mensen dat daar normaal gebruik van kan maken. Verder komen er looproutes in het gebouw, geldt er eenrichtingverkeer op de trappen en mag je maximaal met één persoon tegelijk in de lift. Ook komen er fysieke aanpassingen: waar nodig brengen we plexiglas schermen aan en komen er extra desinfectiemiddelen bij de entree, koffieapparaten, toiletten en op de werkplekken.’
'Uiteraard blijft gelden dat je sowieso thuis blijft als je klachten hebt'
Van flexplekken naar vlekkenplan
Met nog maar 69 werkplekken kan niet iedereen tegelijk aanwezig zijn, zoveel is duidelijk. Hoe wordt dat straks geregeld? Gladys legt uit: ‘We stappen tijdelijk af van de flexplekken en er komt een vlekkenplan. Dat wil zeggen dat elke afdeling een bepaald aantal werkplekken krijgt toegewezen op een verdieping. Leidinggevenden en teams bepalen samen wie op welke dagen op kantoor mag komen werken. Om drukte in kantine te vermijden, is het tijdelijk toegestaan om op je werkplek te eten. Of nog beter: maak een gezonde lunchwandeling. Ook dat faciliteren we zoveel mogelijk. En uiteraard blijft gelden dat je sowieso thuis blijft als je klachten hebt.’
Veilig bezoek ontvangen
Vanzelfsprekend willen we ons kantoor ook weer zo snel mogelijk openstellen voor onze huurders en andere bezoekers. Hoe kan dat op een veilige manier? ‘Voorlopig ontvangen we bezoekers alleen op afspraak’, vertelt Gladys. ‘Heb je een afspraak, zorg er dan voor dat je tijdig beneden bent om je bezoek op te halen. Want we hebben onvoldoende ruimte om mensen te laten wachten in de hal. Verder gebruik je voor overleg met bezoek zoveel mogelijk de vergaderruimtes op de begane grond en vide. Dat beperkt het gebruik van de lift en de trappenhuizen.’ Anita vult aan: ‘Iemand van team Klantenservice treedt op als host. Taak van de host is om in de gaten te houden dat het niet te druk wordt en dat mensen zich aan de looproutes houden.’
'Met goed overleg en gezond verstand kom je een heel eind'
Ons gedrag bepaalt het succes
Hoe zorgen we ervoor dat collega’s zich daadwerkelijk houden aan deze regels? ‘Gedrag is moeilijk te sturen’, beaamt Anita. ‘Met goede communicatiemiddelen in het gebouw proberen we mensen voortdurend te herinneren aan hetgeen we van ze verwachten. Verder moeten we allemaal onze verantwoordelijkheid nemen. Net als in de samenleving, doe je het niet alleen voor jezelf maar voor het collectief. Bedenk dat als er één besmetting voorkomt bij Woonpunt, alle collega's die die dag op kantoor zijn geweest, in quarantaine moeten. We zijn er allemaal verantwoordelijk voor om dat te voorkomen. Met goed overleg en gezond verstand kom je een heel eind. We naderen de vakantieperiode, waardoor er misschien meer werkplekken vrijkomen. Neem niet ongevraagd een lege plek in, maar overleg even met je collega’s. En vind je het te druk of krijg je te weinig ruimte? Spreek je collega’s daar dan gerust op aan. Want niet de faciliteiten, maar wij zelf bepalen uiteindelijk het succes.’
Meedenken? Heel graag!
Uitgebreide informatie over de nieuwe afspraken en regels volgt binnenkort. Heb je tips, verbetersuggesties of aanvullingen? Geef ze door aan je leidinggevende, die zorgt ervoor dat ideeën centraal in de werkgroep worden besproken. Alleen samen krijgen we corona onder controle!
Go Anita! Go Gladys!
gelezen
