4 min. leestijd
Sinds 1 januari van dit jaar is de afdeling ICT anders georganiseerd en luistert deze naar een nieuwe naam: Informatievoorziening & Automatisering (I&A). Dat was nodig om beter in te spelen op veranderende behoeften binnen en buiten Woonpunt. Maar ook om meer structuur te krijgen. Hierdoor hebben onze ICT-collega’s deels andere rollen gekregen en wij dus andere aanspreekpunten. Richard en Michel kregen zelfs een compleet andere functie. Hoe zit het nu precies? Teamleider I&A Baktash Olomi legt uit.
'We werken nu meer gestructureerd en vanuit een visie'
‘We merkten dat er in de loop van de tijd minder behoefte bestond aan bepaalde aspecten van onze dienstverlening’, vertelt Baktash. ‘Tegelijkertijd werd er op andere fronten meer van ons gevraagd. Zo wordt er steeds vaker een beroep op ons gedaan als het gaat om het beschikbaar maken van informatie, bijvoorbeeld in de vorm van dashboards. Maar ook de informatiebeveiliging vraagt voortdurend meer aandacht. En omdat we steeds meer uitbesteden aan partners als Valid, Kreuze en Itris hadden we iemand nodig die erop toeziet dat zij ook doen wat wij van hen vragen. Vandaar dat we het tijd vonden de rollen binnen onze afdeling aan te passen.’
Business Intelligence
Je kon altijd al terecht bij ICT als je op zoek was naar bepaalde informatie, zoals een overzicht van woningen met een bepaald energielabel. Baktash: ‘Voor ons was lang niet altijd duidelijk waarom een collega bepaalde gegevens nodig had. Met als risico dat de aangeleverde data niet volledig aan de vraag beantwoordden en er vervolgens niets mee werd gedaan. Ook hielden we op verzoek veel overzichten bij, bij wijze van spreken tot en met de plinten van de woningen. Daar gaat veel werk in zitten, want je moet deze gegevens ook onderhouden. Bovendien kregen we soms dezelfde vraag van verschillende afdelingen, zonder dat ze dit van elkaar wisten. Niet efficiënt, dus. Daarom werken we nu meer gestructureerd en vanuit een visie. We kijken kritisch of de gevraagde informatie collectief goed bruikbaar is. Of dat het handig is dat meer afdelingen binnen Woonpunt deze gegevens ontvangen. Bepaalde zaken die regelmatig terugkomen, bieden we structureel aan via dashboards. Het beheer van deze ‘Business Intelligence’ gebeurt door Chris van Lumig en Michel Boreas.’
Chris van Lumig, business intelligence specialist:
‘Ik kan me de tijd goed herinneren dat collega's meerdere Excel bestanden aan elkaar moesten knopen om tot één groot rapport te komen. En daar ging vaak een poosje overheen. Door onze dashboards heb je nu de mogelijkheid om nagenoeg realtime toegang te krijgen tot data. Alles met één druk op de knop.'
Functioneel beheer
‘Onze functioneel beheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer van applicaties’, gaat hij verder. ‘Die rollen hadden we al, maar ze zijn nu anders ingericht. Dat komt omdat onze Viewpoint applicatie veel aandacht nodig heeft, zowel aan de systeem- als aan de gebruikerskant. Daarom is functioneel beheerder Bea Herben voortaan helemaal toegewijd aan Viewpoint. Zij zorgt onder meer voor de afstemming van wijzigingen over afdelingen heen. Daarnaast is Bea contactpersoon voor Itris, de leverancier van Viewpoint.’ Functioneel beheerder Esther Penris is aanspreekpunt voor alle andere applicaties. Ook daar is ruimte voor verbetering, volgens Baktash: ‘Voor sommige processen gebruiken we wel drie tot vier applicaties, die onderling niet met elkaar communiceren. Dat is duur en bovendien frustrerend voor gebruikers. Daarom heeft Esther ons applicatielandschap in kaart gebracht en beoordelen wij samen met de gebruikers welke applicaties nog bestaansrecht hebben. Waar mogelijk zoekt ze slimmere oplossingen. Daarbij blijft het streven om zoveel mogelijk in Viewpoint te doen. Ook het beheer van de applicaties gaan we zoveel mogelijk centraliseren, want dat ligt nu op verschillende plaatsen.’
Bea Herben, functioneel beheerder:
‘Samen met onze kerngebruikers onderzoek ik mogelijkheden om effectiever en efficiënter te werken binnen ViewPoint. Ook implementeer ik nieuwe fixes & releases en nieuwe functionaliteiten. Zoals het verder uitrollen van Postex voor de brief- en mailafhandeling binnen ViewPoint. Het verzorgen van ViewPoint trainingen voor (nieuwe) medewerkers behoort eveneens tot mijn takenpakket. Tot slot onderhoud ik nauw contact met Itris, onder meer over de nieuwste ontwikkelingen binnen ViewPoint.’
Security
Informatiebeveiliging is een actueel thema. ‘Denk maar aan wat er gebeurde bij de Universiteit Maastricht toen hun systeem gehackt was’, brengt Baktash in herinnering.‘Dat soort incidenten moeten we zien te voorkomen. Maar dat is niet eenvoudig, want zelfs het Pentagon zou gehackt kunnen worden. Vandaar dat de AVG-wetgeving voorschrijft dat we voortaan een Security Officer moeten hebben. Die rol heeft Richard Duijzings op zich genomen. Hij opereert onafhankelijk en beoordeelt continu of onze informatie goed beveiligd is. Daarover rapporteert hij aan het management. Richard heeft twee petten op: enerzijds bewaakt hij de technische aspecten van onze systemen, dat doet hij samen met Valid. Anderzijds kijkt hij naar het veiligheidsgedrag van medewerkers. Daar is nog veel winst te behalen. Richard probeert voortdurend de kennis en bewustwording over dit onderwerp te vergroten.’
Richard Duijzings, Security Officer:
'Ik ben blij dat Woonpunt inziet dat we nog wel wat stappen te maken hebben op het gebied van security. We zijn daarmee al bezig, denk bijvoorbeeld aan de phishing mail tests of online trainingen. Maar ook met minder zichtbare zaken, zoals het afsluiten van een cybersecurity verzekering of het opstellen van een beleid voor informatiebeveiliging en roadmap voor de techniek die daarvoor nodig is. Uiteraard werken we daarbij nauw samen met leveranciers als Itris en Valid.'
Service Demand Manager
De laatste rol bij ICT is die van Service Demand Manager. Wat is dat? ‘Dat is iemand die erop toeziet dat onze leveranciers ook doen wat we hebben afgesproken. Met een aantal partijen hebben we contractuele afspraken, bijvoorbeeld over de tijd waarin een melding opgelost moet zijn. De Service Demand Manager let erop dat dit ook gebeurt. Collega’s mogen ons hier ook op aanspreken, daarvoor kunnen ze dan ook bij de Service Delivery Manager terecht. Deze rol is nog niet ingevuld, hier komt binnenkort een vacature voor.’
Valid Servicedesk
En bij wie kunnen medewerkers terecht met hun vragen over hun laptop, muis of beeldscherm? Baktash: ‘Dat hebben we uitbesteed aan de Valid Servicedesk. Collega’s kunnen hun vragen of verzoeken het beste doorgeven via de Valid portal portal op intranet. Op die manier wordt alles namelijk geregistreerd, waardoor wij een beeld krijgen van wat er speelt gedurende een jaar. Daar kunnen wij onze dienstverlening dan weer op afstemmen. Alle vragen en verzoeken worden opgepakt door Samet Atar van Valid of door een van zijn collega’s. Bovendien is Samet elke maandag en donderdag bij Woonpunt om ons te ondersteunen. Binnenkort komt er een vergelijkbare werkwijze voor alle vragen rondom de telefonie. Je kunt daarvoor straks rechtstreeks bij Kreuze terecht.’
Go Baktash! Go Bea! Go Chris! Go Esther! Go Michel! Go Richard! Go Samet!
gelezen
