4 min. leestijd
Elk jaar moeten we voor 1 juli de jaarrekening deponeren. Wat niet iedereen weet, is dat we het hele jaar bezig zijn met het opbouwen ervan. Als ‘organisatie van openbaar belang’ moeten we namelijk meer verantwoording afleggen dan menig beursgenoteerde onderneming. ‘Samen met alle afdelingen werken we hier het hele jaar naartoe’, aldus Senior Medewerker Verslaglegging en Begroting John Gulikers en Teamleider Financiën Jessica Vizzarri.
“Niet het 'feestje' van Team Financiën”
De jaarrekening is de financiële verantwoording van het jaarverslag. Jessica: ‘Het deponeren ervan is slechts het staartje van de planning & control cyclus. Die start in de zomer met het opstellen van de kaderbrief, waarin we onze missie, visie en doelstellingen per afdeling concreet maken voor het volgende jaar. Om die doelen te realiseren, is geld nodig. Vandaar dat de begroting het tweede deel vormt van de cyclus. Vervolgens monitoren we gedurende het jaar of onze uitgaven nog in lijn liggen met deze begroting. Dat leggen we vast in kwartaalrapportages. In de laatste fase van de cyclus moeten we ons verantwoorden. Dat gebeurt via het jaarverslag en de jaarrekening.’
Samenwerking hard nodig
Is de jaarrekening niet gewoon de optelsom van de vier kwartaalrapportages? ‘Zo eenvoudig is het niet’, volgens John. ‘Want er moet tussentijds het nodige bijgesteld worden na accountantscontroles. Die lopen ook het hele jaar door. Bovendien moeten we aan onze accountant PWC laten zien hoe onze processen werken. Ze bekijken in hoeverre onze cijfers afwijken van de begroting. Samenwerking met andere afdelingen is dan heel belangrijk. Neem nu bijvoorbeeld onderhoud. Wij weten niet wat er is uitgevoerd, de opzichters wel. Richting het einde van het jaar sluiten we de boekhouding voorlopig af, maar we hebben altijd te maken met overloop richting het nieuwe jaar. Dan hebben we bijvoorbeeld weer informatie nodig van Verhuur: sommige huurders betalen de huur voor december namelijk pas de maand erna. De resultaat van je huuropbrengsten moet je dan verantwoorden in december, terwijl de kasstroom pas in januari plaatsvindt. Vanwege die overloop wordt de boekhouding pas in maart definitief afgesloten.’
‘Bijbel’ met richtlijnen
De richtlijnen voor het opstellen van een jaarrekening worden jaarlijks aangepast en gepubliceerd in het Handboekboek Marktwaardering. ‘Zeg maar de bijbel voor het opstellen van jaarrekeningen’, lacht John. ‘Zo moesten we ons bezit voorheen waarderen op basis van historische kostprijs, maar sinds enkele jaren op basis van de marktwaarde van je woningen. Daarvoor moeten we elk jaar een derde deel van ons bezit laten taxeren, zodat we eens in de drie jaar alles gehad hebben. In oktober na het verschijnen van dit boek moeten we meestal de begroting weer aanpassen.’ Hoe zit dat? Jessica: ‘Wijzigt er iets in de waardering van ons bezit, dan heeft dat gevolgen voor het bedrag dat we mogen lenen. En die leningen bepalen weer in hoeverre we kunnen bouwen of renoveren.’
Steeds strengere controles
Sinds 1 januari van dit jaar worden corporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden door de overheid aangemerkt als ‘organisatie van openbaar belang’. Jessica: ‘Dit houdt in dat we heel streng gecontroleerd worden. Concreet betekent het dat we steeds meer vragen krijgen van de accountant. Alles moet tot achter de komma uitgelegd worden.’ Tegelijkertijd worden er ook steeds hardere eisen gesteld aan de accountants zelf. ‘We hadden al te maken met een eerste en tweede contoleur, maar daar is nu ook een in- en externe reviewer aan toegevoegd’, legt John uit. ‘En daarboven staat weer de Autoriteit Financiële Markten (AFM) die op zijn beurt de accountant controleert.’
Nog meer verantwoorden
Wie gebruikt onze jaarrekening eigenlijk? ‘Veel stakeholders zitten hierop te wachten, denk aan banken of gemeentes’, antwoordt Jessica. ‘Ze willen weten waar ze hun geld in hebben gestoken.’ Aan het eind van de cyclus moeten er bovendien nog cijfers aangeleverd worden bij andere partijen. John: ‘Bijvoorbeeld bij Aedes voor het samenstellen van de benchmark. Maar ook bij het ministerie en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). Jessica: ‘Die info wordt gebruikt om te bekijken of we waarmaken wat we beloven.’
Iedereen betrokken
De jaarrekening is niet het ‘feestje’ van Team Financiën, benadrukken Jessica en John. ‘We bouwen er het hele jaar door aan, samen met collega’s van alle afdelingen. Zij leveren voortdurend de input aan die nodig is.’ De laatste controle voor we de jaarrekening uit handen geven, gebeurt door John zelf. ‘Ik controleer handmatig of alle cijfers die genoemd worden in het jaarverslag kloppen met de jaarrekening’, eindigt hij.
Go Jessica! Go John!
gelezen
