4 min. leestijd
Afgelopen maanden is hard gewerkt door de selectiecommissie van STIP. Daardoor is nu een keuze gemaakt voor een nieuw ERP-systeem. Het directieteam was zeer te spreken over de aanpak, ze noemden het ‘super professioneel’. Wat was die aanpak? En hoe hebben leden van de selectiecommissie dit zelf ervaren? We vragen het aan functioneel beheerder Bea Herben, senior vakspecialist Bart van der Sanden en medewerker financiële administratie Rudy Vanvinkenroije.
Rudy: "We werden in dit proces begeleid door Orgfit. Een zeer ervaren organisatie op dit vlak. We begonnen met het uitwerken van de belangrijkste processen. Voor mijn afdeling waren dat de prolongatie, dagboekverwerking en de stook- en servicekosten. Tegen welke knelpunten lopen we nu op? Welke verbeteringen willen we? Zo hadden we een duidelijk beeld van de vragen die er liggen voordat we met de leveranciers gingen praten."
Bea: "We hebben drie leveranciers uitgenodigd om hun ERP-systeem te presenteren. Per leverancier hadden we hier een dag voor uitgetrokken. Na een algemene presentatie gingen we in groepjes aan de slag in workshops met de modules voor financiële en ondersteunende processen, vastgoed en huurdersprocessen."
Bart: "Voor die workshops had ik een aantal user cases van processen die ik wilde terugzien in hun presentatie. Denk daarbij onder andere aan het verwerken van een huuropzegging, adverteren van een woning, uitvoeren van woningopnames en aanmaken van een huurovereenkomst. Je ziet dan al snel de gebreken of zaken die juist goed werken."
Rudy: "Leveranciers geven fantastische presentaties, alles is mogelijk. Dat is geen realistisch beeld. Je wil graag zien hoe het in de praktijk werkt. Daarom heeft ieder van ons referentiebezoeken afgelegd. Ik ben samen met Erik Franssen bij Delta Wonen en Viverion geweest. Een medewerker van de corporatie die betrokken is geweest bij de implementatie, liep met ons door het systeem. Je ziet dan hoe zij het hebben ingericht, ze vertellen wat de knelpunten zijn, hoe de implementatie is verlopen. Hierdoor krijg je er veel meer feeling met het systeem."
“De perfecte keuze bestaat niet”
Bart: "In beoordelingssheets verwerkten we alles dat we hadden opgehaald. Per beoordelingspunt gaf ieder van ons aan of de leverancier voldoet (groen), gedeeltelijk voldoet (oranje) of niet voldoet (rood). Op basis daarvan bespraken we vervolgens onze bevindingen. Die sheets zorgden ervoor dat iedereen er op dezelfde manier naar keek. Dat was heel prettig. Tot slot maakte Orgfit ons beeld compleet door hun ervaringen te delen: wat voor soort leveranciers zijn het?"
"Ik had niet de illusie dat er een leverancier zou zijn die volledig groen zou kleuren. De perfecte keuze bestaat niet. Het gaat om de optelsom, welke leverancier kleurt het meest groen en past het beste bij Woonpunt? Dat was Cegeka."
Rudy: "Er waren onderling geen grote verschillen. Op bepaalde onderdelen scoort de eens iets beter dan de ander en andersom. We hebben vooral gekeken naar wat het beste voor ons werkt."
Bea: "We nemen van Cegeka het standaard systeem af, de zogenaamde best practice. Deze werkwijze heeft zich immers al bewezen bij andere corporaties. Dat betekent dat we beperkt maatwerk kunnen toepassen. Dat kan alleen als andere corporaties dat ook een verbetering vinden."
Bart: "We hebben nu veel losse applicaties met koppelingen tussen de systemen. Als de één een update doet, dan werkt de koppeling niet meer. Dit zorgt voor frustraties bij de medewerkers en extra werk voor onze collega's van I&A. In het nieuwe systeem is alles veel meer geïntegreerd. Er is bijvoorbeeld een standaard klantportaal en een mutatiemodule. Qua look en feel zal het wel even wennen zijn, het oogt minder sexy dan Itris. Maar goed, elke verandering is wennen."
“Dat geeft ons ruimte om ons meer te richten op analyse”
Rudy: "Ik zie voor het voor het facturentraject een duidelijke verbeterslag. Binnen Viewpoint is er nog te veel handmatig werk. Zodra het pakket van Cegeka goed is ingeregeld, zal dat veel meer automatisch gaan. Dat geeft ons ruimte om ons meer te richten op analyse."
Bea: "In november starten we met de implementatiefase. De selectiegroep wordt uitgebreid tot circa 30 medewerkers een aantal mensen van Orgfit. Op dinsdag en donderdag werken we allemaal op de eerste verdieping. De bedoeling is dat we februari 2024 live gaan."
Bart: "Als uitgangspunt nemen we het standaardproces, daar leggen we ons eigen proces overheen. Hoe kunnen we ze bij elkaar brengen? Zijn onze ‘27’ stappen in het verhuurproces echt nodig? Of kan het ook anders, beter en efficiënter?"
Rudy: "Tot nu toe ervaar ik het proces als heel positief. Het is een gestructureerde aanpak, heel duidelijk welke stappen er volgen en waar we naartoe werken."
“Er is veel enthousiasme in de groep”
Bart: "Helemaal mee eens. Er is veel enthousiasme in de groep en met de humor van projecteider Thierry Ouillon houden we het luchtig. Ik zie het wel goed komen."
Bea: "Het moet niet alleen iets van de projectgroep worden. Ik vind het belangrijk om de rest van de organisatie mee te nemen."
Rudy: "Ik ga mijn eigen afdeling in ieder geval wekelijks een update van het project geven. Het moet iets van ons allemaal worden. Hoe meer mensen betrokken zijn, hoe fijner we er uiteindelijk mee gaan werken."
Go Bea! Go Bart! Go Rudy!
gelezen
