3 min. leestijd
Binnen Woonpunt zijn er gigantisch veel sleutels in omloop. Zo waren er in sommige complexen in Hoensbroek zo’n 52 sleutels nodig om toegang te krijgen tot de diverse ruimtes. Het nieuwe sluitplan brengt daar verandering in. Met één enkele sleutel open je dan voortaan alle deuren in een complex. Een mooie verbeterslag, die in praktijk nog heel wat voeten in aarde heeft.
Dat er zoveel sleutels in omloop zijn, heeft vooral te maken met het verleden. Woonpunt is ontstaan na fusies van diverse corporaties met elk hun eigen sluitsysteem. Zo is een woud aan sleutels ontstaan. Dat werkt in de praktijk niet makkelijk. Het bijbestellen van sleutels duurde bovendien vaak lang, omdat we gecertificeerde sleutels hadden van verre leveranciers. Daarom hebben onze collega’s Ger Boumans, Tom Timmers en Etienne Gardeniers een heel nieuw en modern sluitsysteem opgezet.
Sluitplan
Ger houdt zich bezig met het opstellen van het sluitplan. Daarvoor maakt hij gebruik van een speciale database. Hij vertelt: “Per complex brengen we in kaart wie toegang heeft tot de verschillende algemene ruimtes. Er zijn diverse autorisatieniveaus. Zo hebben huurders bijvoorbeeld alleen toegang nodig tot de ingangen en tussendeuren. Medewerkers van Woonpunt hebben meer rechten; die kunnen daar bovenop ook niet-technische ruimtes in het complex openen. Zoals de poetskast, toiletten voor medewerkers of de toegang tot het dak. Daarboven zit het hoogste niveau, ofwel de generale hoofdsleutel. Die opent ook nog de technische ruimtes van een gebouw, zoals de machinekamer van de lift. Je kan die verschillende autorisatieniveaus koppelen aan een sleutel, zodat je nog maar één sleutel nodig hebt om alle deuren te openen.”
“Een strakke planning, met volop ruimte voor tijdige en heldere communicatie”
Nieuwe sleutels en cilinders
Het project is vorig jaar gestart in Hoensbroek, omdat daar de diversiteit aan sleutels het grootst is. Er ligt een draaiboek waarin de aanpak beschreven is. Die begint met een opname van een complex door Ger en Tom. “Bij die opname maken we foto’s van alle deuren van algemene ruimtes in een complex", aldus Tom. "Vervolgens maken we een overzicht van aantallen sleutels, cilinders en types. En brengen we de uitzonderingen in kaart. Bijvoorbeeld een ruimte die alleen door de huurdersbelangenvereniging gebruikt wordt. Of een poort waar alleen bepaalde onderhoudsbedrijven doorheen mogen. Die gegevens verwerken we in het sluitplan, dat de basis vormt voor het bestellen van nieuwe sleutels en cilinders. Na levering worden die zorgvuldig gecontroleerd door onszelf en de leverancier. Daarna kan het verwisselen van cilinders en het omruilen van sleutels beginnen. Ook dat staat uitgebreid beschreven in het draaiboek. We hanteren daarvoor een strakke planning, met volop ruimte voor tijdige en heldere communicatie met huurders, medewerkers en aannemers.”
Voordelen
Hoe minder sleutels er nodig zijn, hoe eenvoudiger het sleutelbeheer wordt. Zoeken naar de juiste sleutels behoort dan voorgoed tot het verleden. Net zoals rondsjouwen met enorme sleutelbossen. Maar er zijn meer voordelen, want het wordt ook een stuk veiliger. Etienne: “Het sluitsysteem is beschermd, dus iemand kan niet zomaar even naar de hakkenbar gaan om zo’n sleutel te laten kopiëren. Bestellen kan alleen via Woonpunt. Met behulp van het unieke nummer hebben we de sleutel snel gevonden in het sluitplan. We zien dan in één oogopslag welke autorisaties eraan hangen, dat maakt bijbestellen heel eenvoudig. Ook aannemers krijgen straks nog maar één sleutel voor de complexen waarvoor zij werken. Dat scheelt een hoop uitzoekwerk.”
Inmiddels is het sleutelplan voor Hoensbroek afgerond, de afronding in Heerlen volgt rond de bouwvak. Ger, Tom en Etienne rollen het project daarna verder uit in de andere werkgebieden. Naar verwachting loopt dit nog door tot eind 2024.
Go Ger! Go Tom! Go Etienne!
gelezen
