RGS staat voor Resultaat Gericht Samenwerken. Voor sommige collega’s gesneden koek, maar voor anderen abracadabra. Hans Aerts en Eric Bastings geven uitleg. “De komende jaren moet er nog flink wat gebeuren, maar op den duur levert RGS ons veel op.” 

Tijden veranderen

Aan de complexen van Woonpunt is geregeld onderhoud nodig. Vroeger – lees: voor 2018 – was schilderwerk een keer in de vijf jaar nodig en na drie jaar moest er hier en daar wat bijgewerkt worden. “Daar was dan telkens een aparte aanbesteding voor nodig”, herinnert Eric zich. Maar de tijden veranderen. Producten werden beter waardoor schilderwerk langer goed bleef. En het toezicht door Woonpunt werd sinds 2005 intensiever. “Daardoor werden bedrijven zich er steeds meer van bewust dat ze betere kwaliteit moesten leveren en werden ze aangesproken op ondermaatse prestaties.”

Resultaat Gericht Schilderwerk

Het gevolg: afspraken met partijen werden voor langere tijd vastgelegd. “Dat is het begin van RGS, wat toen nog stond voor Resultaat Gericht Schilderwerk”, legt Hans uit. “We maakten duidelijke afspraken over kwaliteit en resultaat, oftewel KPI’s. Inmiddels was opnieuw schilderen pas na zeven jaar nodig en zetten we een aanbesteding uit voor 14 jaar.” Schilders gingen tegelijkertijd ander werk erbij doen. Ze werden allround-bedrijven die bijvoorbeeld ook kozijnen vervangen of dubbel glas plaatsen.

Strategie voor de complexen

Daarom wordt in 2018 een pilot gestart met Resultaat Gericht Samenwerken. Eric: “Hierbij analyseert Woonpunt eerst een complex: wat is nodig de komende periode? Daarbij hebben we de gegevens, de strategie-informatie, van de afdeling Asset nodig. De benodigde info wordt steeds concreter.” Die informatie is namelijk onmisbaar om de juiste onderhoudsmaatregelen op het juiste moment te plannen. Ook wordt er gekeken of er bijvoorbeeld een ecologisch of asbestonderzoek gedaan moet worden. “In de strategie zien we of er in de toekomst verkocht, gerenoveerd of gesloopt wordt. Dit bepaalt in grote mate wat wij oppakken bij het RGS-onderhoud.”

In het systeem

Woonpunt is niet de enige die werkt met Resultaat Gericht Samenwerken. Er is zelfs een speciaal automatiseringssysteem voor ontwikkeld: RGS+. Daarin werken zowel de bedrijven waar Woonpunt een contract mee heeft als onze eigen opzichters. Eric vertelt: “In RGS+ zetten wij alle gegevens van een complex. We laten onze RGS-contractpartijen een quick scan uitvoeren. Die wordt vervolgens besproken en daaruit volgt de opdracht voor een inspectie. Deze wordt door ons gecontroleerd en indien nodig aangepast. Deze stukken staan allenmaal in RGS+. Net als de wederzijdse reacties, zodat er geen misverstanden ontstaan.” Op basis van het inspectierapport wordt een Plan van Aanpak gemaakt. Ook dit plan wordt opgenomen in RGS+. “In het programma gebruiken we voor alle documenten een vaste structuuropbouw, zodat we hetzelfde werken en het over dezelfde gegevens hebben. Het is nu nog een flinke klus om alle complexen in te voeren, maar over een paar jaar maakt het ons werk een stuk gemakkelijker.”

Omvang RGS

Er wordt veel tijd en geld gestoken in het implementeren van RGS+. “Klopt. We hebben dit jaar een planmatige begroting van 32 miljoen. Daarvan is 15 miljoen voor RGS. Om de begroting zo stabiel mogelijk te houden, is het belangrijk dat we werken met eenzelfde en betrouwbare voorbereiding, zodat er zo weinig mogelijk verrassingen zijn tijdens de uitvoering. RGS helpt ons daarbij en zorgt voor stabiliteit en voorspelbaarheid.” Eric vult aan: “Het is niet zo dat we alles 100% kunnen voorspellen. Zo kunnen we bijvoorbeeld onverwacht asbest of verborgen gebreken tegenkomen en zo toch tegen extra kosten aanlopen.”

Ervaring

Terug naar de pilot. Die werd in 2019 afgerond en de ervaringen waren positief. Inmiddels wordt er met vijf partijen samengewerkt: Botterweck, Camp, Ruyters, Casper de Haan en Van der Meijs. Hans: “Het is een mooie mix van bedrijven waar we al jaren mee samenwerken en bedrijven die veel ervaring hebben met RGS. We leren van elkaar, er is een verbeterteam en we krijgen begeleiding door twee gespecialiseerde bureaus.” Ondertussen is RGS veel meer dan enkel schilderwerk. “Soms is er bijna sprake van een buitenschilrenovatie waarbij het dak (buiten RGS om) , de spouwmuren, schilderwerk, glas en kozijnen worden aangepakt”, zegt Eric.

Voor de huurders

Merken onze huurders nog iets van RGS? “Jazeker”, reageert Hans. “Vroeger waren we bij het vervangen van glas afhankelijk van de huurder, omdat dit een huurverhoging betekende. Nu hebben we – in het kader van verduurzaming – gezegd dat we dit doen om niet. Dat betekent dat je het veel efficiënter kan oppakken.” Eric: “Het voordeel is dat je de huurder maar één keer hoeft ‘lastig te vallen’. Daarom kiezen we voor duurzaam onderhoud, waarbij we in de toekomst soberder kunnen onderhouden.” Enkele voorbeelden? “Denk aan het gebruik van lichte kleuren met een langere levensduur, hekwerken verzinken, zodat ze niet meer geschilderd hoeven te worden, geen transparant maar dekkend schilderwerk wat de levensduur verdubbelt.” Zo weet dankzij RGS iedereen precies waar hij aan toe is. 

Go Hans! Go Erik!