Sinds 2 oktober werkt team Incasso met een nieuwe huurincasso-systeem: Mind2Pay. Dit systeem gaat Woonpunt helpen met het waarmaken van onze ambitie om de huurachterstanden verder terug te dringen en de huisuitzettingen naar nul te krijgen. Senior incassoconsulent Ellen Schmitz legt uit wat de voordelen zijn van Mind2Pay voor zowel de huurder als voor Woonpunt. 

Meer ruimte voor maatwerk en het aanbieden van hulp.

“Met Mind2Pay kunnen we een indrukwekkend percentage van 80% van onze administratieve werkzaamheden automatiseren. Tot nu toe waren we veel tijd kwijt aan het draaien en controleren van Excel-lijsten en het verzenden van aanmaningen. Ook de vroegsignaleringen melden bij de gemeente was altijd een tijdrovende klus die maandelijks terugkeert, omdat we de huurders handmatig moeten selecteren en lijst handmatig vullen. Voortaan wordt de lijst automatisch aangemaakt. We hoeven deze dan alleen te koppelen in het registratiesysteem van de gemeente. Daardoor houden we meer ruimte over voor maatwerk en het aanbieden van hulp aan huurders die dat nodig hebben.”

Aan de keukentafel

Door meer tijd te kunnen investeren in persoonlijk contact, verwacht team Incasso nog meer dan nu in te kunnen zetten op het voorkomen van betalingsproblemen. Dat gaan ze doen door oplossingsgericht gesprekken te voeren. “En die gesprekken vinden niet plaats aan de voordeur, maar aan de keukentafel. Om te kunnen helpen, moeten we achter de voordeur zien te komen. Alleen dan zie je écht wat er aan de hand is en in welke de situatie iemand zit. In zo’n persoonlijk gesprek geven mensen dan de informatie die je nodig hebt om ze te kunnen helpen.” 

Innovatief systeem

Met Mind2Pay kunnen we onze doelgroep segmenteren op basis van het betaalgedrag en de aanpak daarop aanpassen. Zo krijgen huurders die altijd op tijd betalen en één keer te laat zijn geen standaardbrief of e-mail. Ellen: “Dan sturen we een aangepaste aanmaning waarin we aangeven dat we zien dat de huurder altijd netjes betaalt en dat we dit betaalgedrag niet gewend zijn. Natuurlijk verzoeken we, net als in de standaard aanmaning, om alsnog te betalen.” Huurders die herhaaldelijk te laat betalen, krijgen een telefoontje van een belrobot. Huurders horen dan een automatisch ingesproken bericht waarin we ze bewust maken van hun betalingsgedrag. Ook krijgen ze de mogelijkheid te laten weten dat ze direct betalen of met één van onze consulenten incasso willen spreken. Zo ontvangt iedere huurder een bericht dat past bij zijn of haar situatie."

Waardevolle sturingsinformatie

Mind2Pay biedt ook waardevolle sturingsinformatie. “De rapportagemogelijkheden zijn praktisch en uitgebreid. Ik kan bijvoorbeeld eenvoudig zien hoeveel huisbezoeken er geweest zijn per huurder. Als het betaalgedrag in een bepaalde wijk afwijkt, wordt dat snel duidelijk. Tot slot heb je op het startscherm in één oogopslag alle belangrijke informatie bij elkaar, zoals NAW-gegevens 
Vanuit daar ga je naar de rapportages, maar bekijk je ook je agenda en de gegevens per huurder. Bijvoorbeeld de huurdergegevens zijn in een scherm inzichtelijk, NAW gegevens, of er hulpverlening is, correspondentie,  betalingsregeling etc."

Win-win-situatie

Voor team Incasso betekent de komst van Mind2Pay een flinke verbetering. Het team is dan ook enthousiast. “We gaan ons veel minder bezighouden met administratieve rompslomp en veel meer focussen op mensen helpen. Daar draait het immers om, onze huurders. Ik ben ervan overtuigd dat dit het werk alleen maar leuker maakt. Deze verandering is daarom goed voor Woonpunt, maar zeker ook goed voor onze huurders.”